Akteneinforderung von der Steuerverwaltung: so reagieren Sie richtig

Steuerverwaltungen verlangen bei Akteneinforderungen oft Kontoauszüge, Verträge, Belege und Urkunden um Abklärungen für eine Veranlagung zu treffen. Das steuerpflichtige Unternehmen und Selbständigerwerbende sind verpflichtet, eine vollständige und richtige Veranlagung zu ermöglichen. Deshalb müssen die Schreiben beantwortet werden, die angesetzte Frist kann verlängert werden.

Die häufigsten Anfragen betreffen:

▪ Repräsentations- und Reisespesen: um Aufrechnungen zu vermeiden ist es wichtig, dass Reisen und Repräsentationen gut dokumentiert sind. Es sind die Kontakte zu vermerken, welche Projekte besprochen wurden und wer bei Restaurantbesuchen anwesend war. Fotos können nützlich sein.

▪ Pauschalspesen: Das Spesenreglement sollte von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt worden sein. Kleinspesen bis CHF 50 sind als Pauschalspesen problemlos.

▪ Geschäftsfahrzeuge: bei Selbständigerwerbenden stellt sich die Frage, ob das Fahrzeug zum Geschäfts- oder Privatvermögen gehört. Wird es mehr als 50% geschäftlich genutzt, gehört es zum Geschäftsvermögen-

Bei Unternehmen wird geprüft, welche und wie viele Geschäftsfahrzeuge genutzt werden. Bei Luxusfahrzeugen, die über CHF 120‘000 gekostet haben, genügt der Privatanteil von 0.9%/Monat nicht. Besitzt ein Inhaber mehr als ein Fahrzeug werden die Steuerbehörden schlecht zu überzeugen sein, dass er tatsächlich beide benötigt.

Nach der Prüfung erhält das Unternehmen oder der Selbständigerwerbende eine Einschätzung mit einer Einsprachefrist von 30 Tagen. Diese Frist kann nicht ver-längert werden.

Aufrechnung sind genau zu prüfen und allenfalls ist eine Einsprache zu erhaben.